Μπορεί να νομίζετε ότι δεν χρειάζεται να φτιάξετε αντίγραφα ασφαλείας για τις σημειώσεις σας ή για τα αρχεία που σας είναι απαραίτητα για τη σχολή, γιατί δεν περιμένετε να καταστραφεί ο σκληρό σας δίσκος από τη μια στιγμή στην άλλη και να τα χάσετε όλα, αλλά σύμφωνα με τον νόμο του Murphy «Αν κάτι μπορεί να πάει στραβά, θα πάει». Τη λύση εδώ έρχεται να δώσει το Dropbox.

Γνωριμία με το Dropbox

Το Dropbox είναι ίσως η ιδανικότερη λύση για backup αρχείων και file storage. Η εξιδανίκευσή του έγκειται στο ότι δεν έχετε τη δυνατότητα να διαχειριστείτε τα αρχεία σας μόνο μέσα από το πανέμορφο web-based περιβάλλον του, αλλά και μέσα από τον δικό σας υπολογιστή, σαν να είναι ένας ξεχωριστός σκληρός δίσκος.

Εγκατάσταση του Dropbox

Στην κεντρική σελίδα του Dropbox κάντε κλικ στο Download Dropbox και πατήστε Save [Αποθήκευση] στο παράθυρο διαλόγου που μόλις άνοιξε.

Αφού κατέβει το αρχείο κάντε απλό [ή διπλό - διαφέρει μερικές φορές από υπολογιστή σε υπολογιστή] για να ξεκινήσει η εγκατάσταση.

Στο τέλος το Dropbox θα σας ρωτήσει αν έχετε δημιουργήσει λογαριασμό.

Εάν δεν έχετε λογαριασμό δημιουργήστε έναν.

Εναλλακτικά, εισάγετε τα credential σας [προσωπικά στοιχεία σας] για να συνδεθείτε. Το Dropbox στη συνέχεια θα ελέγξει την ορθότητά τους.

Επιλέξτε για αρχή το βασικό πακέτο των 2 GB που είναι δωρεάν.

Αν έχετε χρόνο ρίξτε μια ματιά στο σύντομο tour που ακολουθεί. Τέλος επιλέξτε αν θέλετε να εμφανίζεται η συντόμευση του Dropbox στο desktop σας και τοποθετείστε το φάκελο του Dropbox όπου θέλετε. Εξ ορισμού ο φάκελος τοποθετείται στο My Documents. Το Dropbox τώρα είναι έτοιμο να κάνει sync τα δεδομένα σας.

Μετά την εγκατάσταση το My Dropbox περιέχει τα Photos, Public, This is your Dropbox.txt. Αν κατά τη διάρκεια που το Dropbox κάνει sync τα αρχεία σας θελήσετε να κλείσετε τον υπολογιστή, μη διστάσετε να το κάνετε. Όταν τον ξανανοίξετε θα συνεχίσει από εκεί που σταμάτησε. Όταν η όλη διαδικασία τελειώσει το Dropbox θα σας ενημερώσει με το μήνυμα “All files are up to date” και επάνω στο μπλε εικονίδιο του Dropbox θα εμφανιστεί ένα πράσινο check (✔).

Η web-based πλευρά του Dropbox

Το Dropbox προσφέρει ακόμα και ένα web περιβάλλον που εκτός από όμορφο είναι και πολύ λειτουργικό, χαρακτηριστικό ιδιαίτερα σημαντικό για την online διαχείριση των δεδομένων σας.

Το web interface της εφαρμογής αποτελείται από 5 tabs. Το πρώτο είναι απλώς ένα καλωσόρισμα και μερικά απλά βήματα για να γίνετε ένας Dropbox guru. Το δεύτερο tab [Files] σας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε φακέλους, να ανεβάσετε, να μετακινήσετε, να διαγράψετε και γενικώς να διαχειριστείτε εύκολα και γρήγορα τα δεδομένα σας.

Κάθε αλλαγή στα δεδομένα σας καταγράφεται στο επόμενο tab [Events], στο οποίο μπορείτε να κάνετε restore [επαναφορά] παλιότερα αρχεία χάρη στο ιστορικό που κρατάει το Dropbox τόσο για αρχεία που υπάρχουν ήδη όσο και γι’ αυτά που διαγράφηκαν. Επομένως, είναι δυνατή η επαναφορά τους σε μεταγενέστερη στιγμή. Ορισμένες φορές ωστόσο εμφανίζεται το μήνυμα “You can’t restore any files beyond this point” που σημαίνει ότι δεν μπορείτε να επαναφέρετε αρχεία που βρίσκονται πέρα από το σημείο που εμφανίζεται το μήνυμα.

To Dropbox σας δίνει τη δυνατότητα να μοιραστείτε αρχεία με κάποιον τρίτο, μόνο αν και αυτός είναι χρήστης του Dropbox. Απλώς τοποθετείστε τα αρχεία στο φάκελο “Shared” που βρίσκεται μέσα στον “My Dropbox”. Μπορείτε να διαχειριστείτε όσα δεδομένα βρίσκονται στο “Shared” μέσα από το tab “Sharing”.

Τέλος, σε κάθε περίπτωση και όπου συναντάτε μεγάλες δυσκολίες, χρησιμοποιήστε το tab της βοηθείας [Help]. Η ομάδα ανάπτυξης είναι κατατοπιστικότατη.

Το Dropbox στο κινητό σας

Φυσικά δεν θα μπορούσαν να λείπουν τα applications για iPhone, iPad, Android και Blackberry [που έρχεται σύντομα], για να έχετε τα δεδομένα οπουδήποτε βρίσκεστε. Κατεβάστε τα εδώ.

Dropbox για προχωρημένους

Αν πιστεύετε ότι γνωρίζετε πολύ καλά και χρησιμοποιείτε πολλές από τις δυνατότητες που προσφέρει το Dropbox, μη διστάσετε να προχωρήσετε ένα βήμα πιο μακριά. Ο Titanas και το pestaola.gr παρουσιάζουν ένα πολύ χρήσιμο video tutorial με τις περαιτέρω δυνατότητες. «Κρατήστε σημειώσεις γιατί μετά την σύντομη παρουσίαση του Dropbox, οι συμβουλές που ακολουθούν είναι άκρως ενδιαφέρουσες».

Τα δωράκια του Dropbox

Ένα από τα πιο έξυπνα χαρακτηριστικά του Dropbox είναι τα μικρά δωράκια που δίνει στους χρήστες του. Κάθε φορά που προσκαλείτε κάποιον συμφοιτητή σας στο Dropbox και αυτός εγγράφεται στην εφαρμογή κερδίζετε 250MB, με όριο τα 8GB. Ενώ μην ξεχνάτε ότι σας δίνεται η δυνατότητα να ψηφίζετε features που ίσως δούμε μελλοντικά στο Dropbox.

Tο Dropbox και… οι άλλοι

Μπορεί το Dropbox να είναι για ‘μένα στην κορυφή της λίστας τέτοιου είδους εφαρμογών, αλλά οι συγκρίσεις με άλλες τέτοιος εφαρμογές είναι αναπόφευκτες. Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει εν συντομία ποιες δυνατότητες υποστηρίζουν οι διάφορες εφαρμογές και ποιες όχι.

(source)

Τελικά…

Σκεφτείτε λοιπόν πως κάθε φορά που κάποιος συμφοιτητής σας σας ζητάει τις σημειώσεις σας για τα μαθήματα, δεν θα χρειάζεται πλέον να επισυνάπτετε τίποτα στο e-mail [είναι παραπάνω κόπος]. Βάλτε τις σημειώσεις σας στον κοινόχρηστο φάκελο [Public] και το Dropbox θα δημιουργήσει ένα μοναδικό URL για κάθε αρχείο [public link]. Απλώς στείλτε του το public link και είστε έτοιμοι. Προσωπικά το εφάρμοσα και μου έλυσε τα χέρια. Ξεκινήστε με το βασικό πακέτο των 2GB που είναι δωρεάν. Αν οι ανάγκες σας αυξηθούν επεκτείνετε το storage σας με το πακέτο των 50GB που στοιχίζει 10 δολάρια τον μήνα δηλαδή 7,5 ευρώ περίπου, θυσιάστε δηλαδή 2-3 καφέδες και κοιμηθείτε ήσυχοι με τα features που σας προσφέρουν. Αν λοιπόν σας άρεσε το Dropbox και πιστεύετε ότι θα σας φανεί χρήσιμο, ζητήστε μια πρόσκληση αφήνοντας ένα σχόλιο παρακάτω ή κάντε κλικ εδώ για εγγραφή.

References

• Dropbox (pestaola.gr)
• Dropbox Android App, θέλετε κάτι καλύτερο; (pestaola.gr)
• Dropbox iPad App με export documents (pestaola.gr)
• Dropbox ένα βήμα μετά το backup, για προχωρημένους και ανήσυχους χρήστες (pestaola.gr)
• Which Online Backup Service Should You Use? (labnol.org)